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規程の作成・改定の課題

新規規程の作成
 Word文書などによる新規の規程を作成する時のポイントは、やはり他の規程とのインデントの統一です。また新しい制度や手続きなどの内容を規定する条項には、番号が付番されます。それらの統一されたインデントと正しい付番体系で、作成する必要があります。

規程の改定
 規程の改定作業は、まずWord文書などで新しい版(新文書で保存)を作り、編集・追加を行います。
各条項文の修正のみの場合、条項文の追加、削除の2通りがあります。特に条項文の追加、削除は以降の条項番号にズレが発生し、漏れなく変更して行く事が求められます。
 さらに、関連する他の規程で引用されている場合があり、関連する規程を洗い出して、チェック、同様に漏れなく修正する事が求められます。最近ではグローバル企業で英語の規程も増加して来ており、単に文言の検索だけでは、関連する規程を見つけにくくなって来ています。

新旧対照表
 新規程現行規程を左右に比較して、修正追加箇所を明確にして確認する必要が有ります。
詳しくは、〇新旧対照表で記載いたします。

組織や職制などの変更への対応
 規程の本文や付属文書には、組織名や職制変更に伴う職務・職種の変更が定期的に発生します。
これらの変更作業は複数の規程文書に跨る文書ファイルの修正作業の為、非常に煩雑な作業となります。

規程の書き方の統一
 規程では漢字や仮名の利用の統一、言葉の統一が求められます。
複数の部門や複数担当者で作られる為、統一が難しい場合が多く、作成・改定上の課題となっています。

対象例:規程、規則、学則、例規、定款、ISO文書 etc.

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これらの課題を解決する方法は?


規程管理システムの主な機能

フロー図

具体的な内容をご確認下さい。