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社内規程の管理・運用業務のITによる効率化の実践

（15分ミニ動画のご提供）／株式会社システムディ

2014年の会社法改正以降、経済産業省ではCGS（コーポレート・ガバナンス・システム）を推進

経済産業省の2020年度上場企業2655社へのコーポレートガバナンスに関する調査報告によると、取締役会の議題や課題で重要と思われる事項には、中長期経営戦略や事業ポートフォリオ、ＤＸはもちろん、人材育成や戦略、コーポーレートガバナンス、監査・内部統制・リスク管理体制などが根強く含まれ、当然ながら社内規程やルールに継続的に影響を与えています。
また、海外の機関投資家が求めるESGやサスティナビリティは、今後も多くの企業が取り入れていくと考えられ、コーポレートガバナンスの見直しや強化、社内規程やルールの改定がますます進むことは容易に推察できます。

規程管理業務に特化したITサービスにより効率化を進めた事例をご紹介

当社は、規程（社内規程・マニュアル・マネジメント系文書）の作成・改定・管理・公開をワンストップで実現する『規程管理システム』を提供しております。

当コーナーでは、下記の４点に起因し増加した規程改定業務や組織変更に伴い発生する煩雑な変更作業を、『規程管理システム』の新旧対照表自動作成、インデントルールの統一、‘版’の管理、自動公開などの機能により効率化した例を、東証１部上場企業（電気機器メーカー／従業員数約1900名）、非上場企業（化粧品メーカー／従業員数約600名）の導入事例をもとに解説します。

◇コンプライアンス・ガバナンスの強化

◇法改正、働き方改革関連法の影響による社内規程の増加

◇規程の改定頻度の増加

◇手作業での運用による不整合

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グループ会社の諸規程の管理・運用業務のITによる効率化の実践

（15分ミニ動画のご提供）／株式会社システムディ

グループ経営におけるコーポレートガバナンスに関するレポート

2018年の経済産業省のコーポレートガバナンスに関する調査報告にて、グループ経営におけるコーポレートの有り方についてレポートされています。そこでは、日本企業の多くが法人の積み上げによりグループが組織されており、法人ごとにルールやプロセス、システムが異なり、グループ企業として非効率という指摘があります。

一方、グローバル企業では、グループ全体を“One Company”とみなし、ルールやプロセス、システムが統一され、重複する機能や業務が集約されているため、グループ企業としての効率性が高いとされています。

これまでの経済産業省CGS（コーポレート・ガバナンス・システム）推進の経緯

2014年の会社法改正、2017年のコーポレートガバナンス・コード適用および2019年の経済産業省ＣＧＳガイドライン公表など、日本においてコーポレートガバナンスに関連する各種制度が整備されてきました。しかしながら、コーポレートガバナンス改革が目指す”企業の持続的成⾧および中⾧期的な企業価値の向上”という観点から鑑みると、必ずしも各企業の取り組みの結果は伴っておらず、形式的な対応に留まっているとの懸念もあります。

当社は、企業単体だけでなく、グループ企業全体の規程（社内規程・マニュアル・マネジメント系文書）も管理する『規程管理システム』を提供

2017年頃から規程整備と公開の効率化を検討する企業が増加しています。最近では、特にグループ企業全体の規程管理の増加が顕著で、非上場企業も含め、当社にお問い合わせいただく子会社を持つ企業の殆どで検討されています。

このような背景からも、会社法改正以降、特に上場企業では規程整備が徐々に進められてきましたが、グループ企業としての規程整備も本格化していると推察できます。

グループ会社の規程整備や共通化を進めるためのITサービスによるグループ管理事例をご紹介

当コーナーでは、下記の4点に起因し増加した規程改定業務において、グループ企業間の規程の不整合や子会社の規程とその改定状況の把握、大量のデータ管理といった煩雑になりがちな作業、さらには、各社規程の整備に追われ未着手のままとなっているグループ規程の整備を効率化した例を、東証1部上場企業（従業員数約4600名／子会社数44社）の『規程管理システム』導入事例をもとに解説します。

◇コンプライアンス・ガバナンスの強化

◇企業のHD化とM&A推進の増加

◇法改正、働き方改革関連法の影響による社内規程の増加

◇規程の改定頻度の増加　

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規程集＆人事労務関連書式集

（資料のご提供）／BREEZE株式会社：東京都千代田区内神田1-5-16

規程整備を始める企業からIPOを目指す企業向けに実務にも役立つ規程＆書式集をご紹介します

2017年頃より規程整備と公開の効率化を検討する企業が増加し、2018年の当社『規程管理システム』への問い合わせ件数は143件（前年比164％）と大きく伸びました。大企業や準大手企業だけでなく、従業員数300名以下の中堅・中小企業も徐々に増加しています。

一方で、企業が働き方改革を推進し始めた2019年の中堅・中小企業への経営実態に関する調査結果（※）によると、社内規程の整備状況について次のように報告されており、法令で義務付けられた最低限の対応、もしくは未整備の企業が多いことがわかります。
「専門家の意見等も聞いて一定水準以上の整備を行っている」････ 30.6%
「定期的に改定している」････ 13%
また、業績の見通しが非常に良い企業ほど「一定水準以上」の整備を進めており、その割合は50%に上るなど興味深い報告もあります。
このように、中堅・中小企業においても規程整備を進め運用している企業は徐々に増加しているものの、現状、多くは体制等の問題により未整備や最低限の対応に留まっており、法改正への対応は特に重要な課題となっています。
※山田コンサルティンググループによるアンケート報告より引用
（回答：中堅・中小企業625社、うち約90％は従業員数300名以下）
このような企業の状況やニーズに対応するため、当社では、規程整備と公開の効率化を推進する『規程管理システム』と合わせて、ビジネスパートナーである「BREEZE株式会社」の『規程集&人事労務関連書式集』をご提供しております。

規程集の主な特徴は次のとおりです。是非この機会にご検討ください。
◇規程に対応する人事労務関連書式集もセットで提供されており運用を始めやすい
◇BREEZE株式会社の提携先である社会保険労務士が監修
◇初回に規程の根拠法令が提供され法改正に対応しやすい
◇規程整備が初めての企業向けに「スタートアップKit」を提供（16規程）
◇IPOやコンプライアンス・ガバナンス強化を目指す企業向けに「IPOベーシックKit」
を提供（34規程）

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規程整備コンサルティング

（15分ミニ動画のご提供）／BREEZE株式会社：東京都千代田区内神田1-5-16

豊富な実務経験に基づき進めていく本格的なアドバイザリーサービスをご紹介します

中堅・中小企業の社内規程の整備状況について、上記【規程集&人事労務関連書式集】紹介コーナーでもご説明したとおり、法令で義務付けられた最低限の対応、もしくは未整備の企業は多く存在します。当社にも、「人事労務関連に限定せず、全体を網羅した整備のアドバイスを受けたい」といった相談が多く寄せられます。

また、昨今の法改正のスピード、コーポーレートガバナンスや監査・内部統制強化の流れにより、大企業においても規程の増加に伴う再整備が必要となっており、様々な社内文書における規程の位置づけを再定義し、あらゆる角度から点検・整備を行えるようアドバイスを求める企業も増えています。
当社のビジネスパートナーである「BREEZE株式会社」は、規程に関する様々な提案やコンサルティングを行っており、その豊富な実務経験に基づく客観的な提言は大変好評です。
当コーナーでは、規程整備のポイントをBREEZE株式会社の代表取締役で経営コンサルタントの滝本訓夫氏が動画でわかりやすく解説します。規程整備をお考えの方には非常に参考になる内容ですので、ご興味のある方は是非この機会にご視聴ください。
◇そもそもどこまでが規程なのか？　“規程”を特定する枠組み：文書の位置付けで分類
◇社内決裁の実態を権限に関する定めに照らし規程を再整理する
◇役員関連規程も聖域とせず、規程の整備にあわせてレビュー
◇規程整備が初めての企業向けに「スタートアップKit」を提供（16規程）
◇規程の網羅性をベンチマークし、不足している規程を装備する

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