ソフトエンジニアリングSoft Engneering

『文書管理システム』

『文書管理システム』

あらゆる文書類の分類・検索・履歴管理をサポートし、組織内での共有・業務の効率化を図ります。

Excel、Word、PowerPoint等で作成された文書データを、そのままシステムに登録し、管理・分類することができます。さらに、それぞれに管理情報を関連付けることで、文書の検索性を飛躍的に向上させます。また、権限設定や文書の保管・廃棄などのライフサイクル管理の設定も可能ですので、それぞれの組織独自の管理・運用方法を実現できます。権限設定により、機密文書の保管にも最適です。

対象例:Microsoft Office系文書、一般文書

主な機能と利用フロー

  • ① 文書の登録・更新

    属性情報を付与し、文書登録。登録・更新文書の承認。

  • ② 文書の検索・参照

    属性・文書内文字等の検索。Office文書をPDF変換して即時に参照可能に。

  • ③ 版・履歴の管理

    新版と旧版の世代管理。文書の登録更新履歴管理。

  • ④ ライフサイクル管理

    登録・更新、保存、保管から廃棄までを管理。使用・保管期限のアラート。

製品の特徴

Office系文書をシステムにそのまま登録。スムーズな閲覧!

Excel・Word・PowerPoint等で作られた文書を、そのままシステムに登録することができます。文書毎に管理情報や関連文書を登録することで、文書の管理・検索を効率化します。

登録した文書は自動的にPDF化されるので、原本ファイルを開くことなくスムーズな閲覧を実現します。

特徴01

煩雑になりがちな様々な文書をフォルダごとに分類・一元管理。

エクスプローラー形式の使いやすいフォルダ管理で、各フォルダ最大6階層まで管理が可能。また、各階層での文書の登録が可能です。

特徴02

文書名・文書内文字・属性情報など、多彩な検索項目瞬時に検索。

文書ファイルの属性情報や本文を対象としたキーワード検索が可能です。属性情報項目を追加登録することで、より詳細な検索を実現します。

また、ファイル登録時に設定した関連文書による検索も可能です。

特徴03

履歴管理だけでなく、作業履歴(チェックイン・チェックアウト)も簡単に把握。

版管理だけでなくチェックイン、チェックアウト機能を用い、更新履歴の管理が行えます。

また、同時に複数ユーザが同一文書を改訂できないよう排他制御の機能を実装しております。

特徴04

ライフサイクル管理で古い文書の整理も楽々!

登録した文書毎に設定した保管期間(使用期間)、保存期間に応じて自動的に保管、保存、保存終了(廃棄)と文書のライフサイクルを管理します。

更新や新版への改定並びに廃棄を促進し、文書の活用度を向上させます。

また、保存終了文書一覧からの一括削除により、保存終了文書の廃棄作業を効率化し、廃棄漏れも防ぐことができます。

特徴05

その他基本機能

主な基本機能

検索

規程管理(別売)の文書情報を含めた共通検索

関連文書

関連文書の紐付け機能

権限・セキュリティ

ユーザー権限、文書公開範囲、操作ログ

特徴07

ご提供方法

『文書管理システム』は、パッケージライセンスでのご提供を基本とします。
※ただし、ご相談のうえクラウドサービスでのご提供方法もご案内いたしますので、お気軽にご相談ください。

パッケージライセンス

※利用料金に関しては別途ご相談の上、お見積致します。

 下記のお問い合わせフォームより、お気軽にお問い合わせください。 お問い合わせはこちら