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『規程管理システム』

『規程管理システム』

※当社製品における、2014年9月~2017年9月までの当社内売上実績比較より

諸規程の作成、編集、改訂、公開などを便利な機能で容易に実現!
新旧の規程も一元管理!

ガバナンスやコンプライアンスが益々重視される時代。

企業においては、成長に応じた制度設計の見直しや規程類の整備の遅れなど大幅な見直しが進められています。企業グループでは、子会社や組織の再編、M&Aや合併などにより、規程を個々の企業やグループ全体で見直す事が活発になっています。

また、学校法人では学校教育法及び国立大学法人の一部を改正する法律の施行以降、法人の特色の見直し、学部学科の増設、経営効率化の改善などにより、学内の規程も見直されています。

これらのニーズにお応えするため、各種規程の編集・改訂作業を迅速に実行し、Web公開・閲覧にも活用いただける画期的なシステムをご提供致します。

対象例:規程、規則、学則、例規、定款、ISO文書 etc.

主な機能と利用フロー

  • ① 新規程の作成

    インデントルールの組み込み。画像・表・ファイル添付。

  • ② 現規程の改定

    条項番号自動設定。新旧対照表の自動作成。便利な校正・置き換え機能。

  • ③ 管理

    歴代の規程を一元管理。

  • ④ 公開

    公開日の設定・承認。全文検索。規程間リンク。

規程の作成・改定における課題を解決します

新規規程の作成

新規に規程を作成する際のポイントは、他の規程とのインデントの統一です。例えば、新たに制度や手続きなどを規定する条項には条項番号を付番しますが、それらは、統一されたインデントと正しい付番体系で作成する必要があります。

解決するには?

規程の改定

規程の改定作業には、条項文を変更するだけの場合と、条項それ自体を追加、削除する場合があります。特に、条項の追加、削除においては、以降の条項番号にズレが生じるため、注意が要です。また、他の規程で引用されている場合もあるため、関連する規程の洗い出し、変更といった作業も発生します。例えば、Wordを用いて、それらの作業を漏れなく正確に行うには、非常に時間と手間がかかります。

さらに最近では、グローバル企業での英語の規程も増加しており、文言の検索だけでは、関連する規程を見つけにくくなっています。

解決するには?

変更内容の確認(新旧比較)

変更内容の確認や改定案の作成もまた、非常に時間のかかる作業です。それらをスムーズに効率よく行うには、例えば、新規程と現行規程を比較できる資料の準備などが必要です。

しかし・・・
・作業者やチェック者が瞬時に比較、チェックするために必要だが、作成が難しい。
・変更理由なども含めた決裁依頼文書の作成作業は、非常に時間と手間がかかる。
・Wordで作成する新旧対照表では、‘版’の管理が難しい。

解決するには?

組織や職制などの変更への対応

組織再編や職制変更に伴う職務・職種などの変更は定期的に発生します。その度に、複数の規程および付属文書ファイルを全て変更することは、非常に煩雑な作業です。

解決するには?

規程の書き方の統一

規程では、漢字や仮名、言葉の統一が求められます。しかし、複数の部門や担当者で編集するため統一が難しく、作成・改定作業における課題の1つとなっています。

解決するには?

製品の特徴

インデントや条項番号の自動設定機能で簡単に規程の編集・作成!

規程本文の条項の追加・削除に応じて、番号を自動付番し、ユーザー様独自のインデントルールに自動で調整することができます。

部署や担当者の違いによる書式のばらつきも、本システムで手軽に書式を統一することが可能です。

特徴01

新旧対照表をワンクリックで自動作成!

現行規程に対し、改訂案や旧版規程などと比較できる「新旧対照表」を、ボタンひとつで自動作成することができます。会議資料、配布資料のためのデータ作成作業が大幅に軽減されます。

特徴02

新旧比較の目的

新旧比較の主な目的は、次の2つです。

A.改定作業における、作業者やチェック者の変更内容の確認

B.決裁の会議体(取締役会など)へ提出するための改定案の作成

新旧対照表の書式

・一般的に、新旧の文書を左右に配置し、比較する。

・削除の場合、新文書に空白、旧文書に削除前の内容を表示する。

・追加の場合、新文書に追加内容、旧文書に空白を表示する。

・項番が変更になった場合も、同じ文を表示する。

規程毎の新旧履歴データを一元管理!

各規程の旧々版、旧版、現行版、改訂作業版などの新旧履歴データもシステムで一元管理。データの混乱や消失問題を解決します。

特徴03

改訂時の関連規程チェック機能

ある規程の改訂作業を行った場合、その規程に関連した他規程がある場合には、それらの関連した規程をピックアップして一覧表示が可能。関連規程の改訂漏れを防ぎます。また、全規程の本文全体を対象に検索がかけられますので、用語の修正漏れなどのチェックにも便利な機能です。

特徴04

公開タイマー設定で、常に最新の規程を自動Web公開!全文検索にも対応!

閲覧用のWebサイトで常に最新の規程を公開・閲覧が可能です。新規程や改訂時の公開の際に、予めタイマーを設定しておくと、適切な日時にシステムが自動で公開します。

また、閲覧用のWebサイトでは、体系別、50音別、キーワード全文検索機能により、目的の規程を簡単かつスピーディーに探し出すことができます。

規程集の制作・配布コストや、問合せによる対応業務を大幅に削減することができます。

特徴05

ID・パスワードによるユーザー管理で、改訂作業の分担・効率化!

使用者ごとにIDとパスワードを設定し、作成権限(新規作成・改訂作業)、改訂確定権限、公開権限など、使用権限範囲も柔軟に設定可能です。また、人事労務関連規程は人事部、経理関係規程は経理部など、所管部署ごとに操作可能な対象規程を設定することもできます。

特徴06

その他基本機能

規程の新規作成・改廃に関する機能

規程本文編集機能

・画像、表、ファイル(PDF,Word,Excel等)添付が可能

・関連する規程間のリンク設定が可能

文字列置換

・事前登録した複数文字列の一括置換(規程単位)

・複数規程に対する対象文字列の一括置換

日時指定による自動公開・廃止

タイマー設定による規程の公開・廃止が可能

※ご提供バージョンにより、一部機能が異なる場合があります。詳しくはお問い合わせください。

規程の閲覧・検索に関する機能

更新情報

直近に新規作成・改訂した規程を一覧表示

規程毎の印刷画面表示

各々の規程の印刷も可能

特徴07

ご提供方法

『規程管理システム』は、パッケージライセンスまたは、クラウドサービスでご提供いたします。

    クラウドサービス ※利用料金に関しては別途ご相談の上、お見積致します。
 下記のお問い合わせフォームより、お気軽にお問い合わせください。
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